2013年12月6日至7日，北京分院/行政管理分会协作一片召开了办公室系统工作交流研讨会，片内各成员单位的办公室主任和档案管理人员近20人参加了此次会议，会议由片长单位基因组所办公室主任潘立颖召集并主持。

　　此次工作交流研讨会特别邀请了中科院档案馆潘亚男常务副馆长为参会人员做了专题报告。报告围绕档案管理知识和工作流程，以及档案数字化工作的部署和要求进行了详细的讲解。 

　　潘馆长首先针对中科院档案馆近期进行的职能定位和运行机制的调整工作，向参会人员进行了传达。随后，她运用档案工作中的实例，讲解了档案工作的性质、特点和内涵，并强调了档案管理工作的重要性，对于档案本身在收集整理过程中的要求与标准进行了指导。谈到档案数字化工作时，她指出档案数字化工作是从国家层面宏观管理上的重要举措，也是我院及各院属研究所行政管理能力的重要体现，数字化工作将会给研究所的发展提供高效、有力的支撑。从已经完成的院机关文书档案数字化项目的成果来看，这将是传统档案向现代档案转型升级的重要途径。 

　　为做好档案数字化工作，中科院档案馆将以“项目带动、引领示范”、“试点先行、循序渐进”、“全面铺开、稳步推进”为工作思路，对全院各研究所档案数字化工作提出工作要求并进行积极部署与指导。随后，参会人员还就档案管理中遇到的问题和对我院档案工作的意见和建议进行了充分的交流和研讨。此次专题报告，对协作一片各单位档案方面工作给予了有力的指导。 

　　在研究所共性问题的交流研讨阶段，参会人员介绍了本单位综合办公室工作的基本情况和工作特点，并就一些具体业务问题进行了交流。大家提出的共性问题包括如何进一步提高办公室的执行落实与沟通协调能力，如何结合相关工作要求做好会议管理工作，如何明确办事流程合理简化程序提供高效的管理与服务，如何做好研究所信息宣传工作，如何对办公室人员的岗位职责进行合理的安排与划分等，大家畅所欲言，不但提出了共性问题，还分享了工作中的经验和好的做法。 

　　通过交流研讨，参会人员都感到十分有收获。不但加强了片区内各单位之间的了解，还互通了有无、分享了问题与经验，为本单位的办公室工作带来了新的思路和视角。特别是档案专题的报告，为各研究所档案管理工作起到了积极推进的作用，中科院档案馆的职能与机制的调整为各院属单位的档案管理工作提供了平台，也使档案管理人员更加有信心做好档案日常管理以及档案数字化等重要工作。 

　　今后，协作一片将继续发挥优势，加强沟通与交流，结合各自研究所的特点，相互学习借鉴，扎扎实实做好办公室各项工作，为更好的推进研究所整体管理水平的提高做出贡献。